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知人が行っている重要書類の保存方法。デジタルデータ化、スキャナー活用術。

先日、あるWeb サービスの登録をするのに、
本人確認書類の送付を求められました。

コピー、FAXの複合機で、運転免許証をスキャンして、
送付(ネットからアップロード)したのですが、
不鮮明で本人確認できないとのことで、
再送付を求められたのです。

もともとのスキャナーの設定を見たら、
データを軽くするため300×300になっていました。

最高度の解像度にして再スキャンして
送り直したところ、無事受領されました。

この顛末を知人に話したら、
彼はそうした本人確認書類、重要書類などを
すべてスキャニングして、デジタルデータ化
しているそう。
さらに彼は、確定申告をネット申告(e-Tax)
しているのですが、税務関係の
書類(契約書、領収書)もやはり
スキャンしているんだそうです。

何年か前に税制改正が行われ、税務関係書類の
デジタル化がかなり広く認められたので、
それを実行していると。

これによりかなり税務処理が楽になった
とのことです。

それと並行して行ったのが、本人確認書類、
家電などの保証書、学校からの連絡プリントなどを
すべてスキャンしてデジタル化。

これにより家庭内の書類の管理が
格段に楽になったとのこと。

また不要な書類をすぐに捨てることが
できるようになり、家の中が片付いたとも。

(税金の申告に必要な領収書はスキャナーで
取り込んだあとも、万が一に備え、一箇所に
集めて保管)

知人は、パソコン、スキャナー(ScanSnap)、クラウド保存
(Google、AppleのiCloud 、Microsoft OneDrive)で、実施。

外出先、出張先の場合は、小型のScanSnapを
持っていくこともありますが、そうでない場合は、
iPhone(メモアプリを利用)で行っているとのことです。
昔に比べてiPhoneなどスマートフォンのカメラの解像度が
高くなっているので、Webでの申請に十分対応できるんだそうです。

○iPhoneのメモアプリでの書類などのスキャン 
 下の段、キーボードの上の+ボタンを押す。
 書類をスキャンを押す。カメラで撮影(スキャン)。
 保存でデジタルデータ化。

○スキャナーのおすすめ スキャンスナップ ix1500
 知人が使っているのは、富士通のスナップスキャン。
 使い勝手、付属ソフトはこのメーカーが一番とのこと。
 以下は最新モデルですが、知人が使っているのは2代
 ほど前のモデル。

 家庭での活用方法は、
 動画《ScanSnap iX1500 ホーム編》や下記が
 参考になります。
https://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix1500/
 《スキャナー活用・導入事例》
https://scansnap.fujitsu.com/jp/howto/index-2.html









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